Logo Flow'u verimli kullanmanın yolu, tüm süreçleri bir anda taşımak değil; tek bir süreçle başlayıp onu iyi çalışır hale getirmektir. Bu yazıda bir satın alma talebi akışını örnek alarak adımları anlatıyoruz.
1. Başlangıç süreci seçin
İlk süreç sık tekrarlanan, kuralları belli ve şikâyet konusu olan bir süreç olmalı. Satın alma talepleri, izin talepleri veya masraf onayları genellikle iyi başlangıçlardır.
2. Mevcut akışı çizin
Bugün sürecin nasıl yürüdüğünü olduğu gibi yazın: kim başlatıyor, kim onaylıyor, hangi durumda geri gönderiliyor. Bu aşamada gereksiz onay adımları çoğu zaman kendiliğinden ortaya çıkar.
3. Formu tasarlayın
Satın alma talebi formunda tipik olarak talep eden, departman, ürün/hizmet, miktar, tahmini tutar ve gerekçe alanları bulunur. Zorunlu alanları gerçekten gerekli olanlarla sınırlı tutmak kullanım oranını artırır.
4. Onay adımlarını ve kuralları tanımlayın
- Her talep önce birim yöneticisine gider.
- Onaylanan talep satın alma birimine geçer.
- Tahmini tutar belirlenen eşiği aşarsa genel müdür onayı eklenir.
- Reddedilen talep gerekçesiyle talep edene döner.
5. Bildirimleri ve süreleri ayarlayın
Onaycıya bildirim gitmesi, uzun süre bekleyen talepler için hatırlatma yapılması ve talep edenin her adımda bilgilendirilmesi kullanıcı güvenini artırır.
6. Gerçek örneklerle test edin
Düşük tutarlı, yüksek tutarlı ve reddedilen talep senaryolarını uçtan uca deneyin. Vekâlet (onaycı izindeyken) gibi istisnaları da test listesine ekleyin.
7. Kullanıcıları eğitin ve canlıya alın
Talep edenler için kısa bir kullanım rehberi, onaycılar için bekleyen işleri nasıl göreceklerini anlatan bir oturum genellikle yeterlidir. İlk haftalarda gelen geri bildirimlerle form ve kurallar iyileştirilir.
Sonuç
Logo Flow'da başarı, iyi seçilmiş bir ilk süreç ve sade bir tasarımla gelir. İlk akış oturduktan sonra diğer süreçler aynı yaklaşımla eklenebilir. Onay mantığının genel prensipleri için onay süreçleri otomasyonu yazısını okuyabilirsiniz.