Onay süreçleri, şirketlerde en sık gecikmenin yaşandığı noktalardandır. Onaycı talebi görmemiştir, belge eksiktir ya da kimin onaylaması gerektiği belirsizdir. Otomasyon bu belirsizliği kurallarla ortadan kaldırır.
1. Onay matrisini çıkarın
Onay matrisi, hangi talebin hangi koşulda kimin onayına gideceğini gösteren tablodur. Otomasyonun temelidir.
| Talep | Koşul | Onaycı |
|---|---|---|
| Satın alma | Eşik altında | Birim yöneticisi |
| Satın alma | Eşik üstünde | Birim yöneticisi + genel müdür |
| Masraf | Tüm tutarlar | Yönetici, ardından muhasebe kontrolü |
| Satış indirimi | Belirlenen oranın üstünde | Satış müdürü |
Tablodaki eşik ve oranlar şirketinize göre belirlenir; burada yalnızca yapıyı göstermek için kullanılmıştır.
2. Sıralı mı, paralel mi?
Bazı onaylar sırayla (önce yönetici, sonra finans), bazıları paralel (hukuk ve finans aynı anda) ilerleyebilir. Paralel onay süreyi kısaltır ama sorumluluğu netleştirmeyi gerektirir.
3. İstisnaları baştan tanımlayın
- Vekâlet: Onaycı izindeyken talep kime gider?
- Zaman aşımı: Belirli süre bekleyen talep için hatırlatma veya üst yöneticiye yönlendirme
- Geri gönderme: Eksik bilgi durumunda talep reddedilmeden düzeltmeye açılabilmeli
4. Bildirim ve görünürlük
Onaycı bekleyen işlerini tek listede görmeli; talep eden de talebinin hangi adımda olduğunu sormadan öğrenebilmeli.
5. Ölçün ve iyileştirin
Ortalama onay süresi, en çok bekleyen adım ve ret nedenleri düzenli izlendiğinde gereksiz onay adımları zamanla kaldırılabilir.
Hangi araç?
Şirket içi onaylar için iş akışı platformları (ör. Logo Flow), satış tarafındaki indirim onayları için CRM içi onay kuralları kullanılabilir. Uygulama örneği için Logo Flow nasıl kullanılır yazısına göz atın.
Sonuç
Onay otomasyonunun başarısı yazılımdan önce onay matrisinin netliğine bağlıdır. Matris sade ve istisnalar tanımlı olduğunda otomasyon kısa sürede fark yaratır.