Satış ekiplerinin zamanının önemli kısmı satışa değil, kayıt güncellemeye, hatırlatma kurmaya ve bilgi iletmeye gider. Zoho CRM'deki otomasyon araçları bu tekrarlayan adımları kurallara bağlayarak ekibe zaman kazandırır.
Otomatikleştirilebilecek tipik işler
Talep atama
Web formundan gelen bir talep, bölgesine veya ürün grubuna göre doğru temsilciye atanabilir. Böylece talepler "kimin işi" belirsizliğinde beklemez.
Görev ve hatırlatmalar
Teklif gönderilen bir fırsat için üç gün sonra takip görevi oluşturmak ya da uzun süre güncellenmeyen fırsatları sorumluya hatırlatmak iş akışı kurallarıyla yapılabilir.
E-posta bildirimleri
Belirli bir tutarın üzerindeki fırsat kazanıldığında yöneticiye veya operasyon ekibine otomatik bilgilendirme gönderilebilir.
Aşama kuralları ve süreç rehberliği
Zoho CRM'in Blueprint özelliğiyle bir kaydın hangi aşamadan hangisine, hangi bilgiler girildiğinde geçebileceği tanımlanabilir. Örneğin indirim oranı girilmeden fırsat "teklif" aşamasına geçemez.
Onaylar
Belirli bir indirim oranını aşan teklifler onay sürecine yönlendirilebilir. Onay mantığını genel olarak onay süreçleri otomasyonu yazısında anlattık.
Örnek bir otomasyon zinciri
- Web sitesinden teklif talebi gelir ve potansiyel müşteri kaydı oluşur.
- Kayıt, il bilgisine göre bölge temsilcisine atanır.
- Temsilciye aynı gün içinde arama görevi açılır.
- Fırsat teklif aşamasına geçince takip görevi planlanır.
- Fırsat kazanıldığında operasyon ekibine bildirim gider.
Dikkat edilmesi gerekenler
- Önce süreci sadeleştirin; karmaşık bir süreci otomatikleştirmek karmaşayı hızlandırır.
- Kuralları belgeleyin; kimse neden bir e-postanın gittiğini tahmin etmek zorunda kalmamalı.
- Çakışan kuralları test edin; aynı tetikleyiciye bağlı iki kural beklenmedik sonuç verebilir.
Sonuç
Zoho CRM otomasyonları en çok, net tanımlanmış ve sık tekrarlanan işlerde değer üretir. Genel çerçeve için iş akışı otomasyonu yazısına da göz atabilirsiniz.